Manajemen Digitalisasi Pengarsipan Perpustakaan

Abstrak

Digitalisasi pengarsipan telah menjadi kebutuhan mendesak bagi perpustakaan dalam menghadapi peningkatan volume dokumen serta tuntutan layanan informasi yang cepat dan akurat. Penelitian ini bertujuan mengembangkan sistem manajemen digitalisasi pengarsipan pada Perpustakaan XYZ sebagai solusi terhadap proses pencatatan dan temu balik arsip yang sebelumnya masih bersifat manual dan memerlukan waktu lama. Metodologi yang digunakan mengadopsi model waterfall yang meliputi tahap analisis kebutuhan, perancangan alur kerja, implementasi sistem berbasis web, verifikasi fungsi, serta pemeliharaan. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung, wawancara mendalam, dan dokumentasi proses pengarsipan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa rancangan use case dan Data Flow Diagram (DFD) mampu menggambarkan alur kerja yang terintegrasi dari proses input data departemen, pencatatan identitas pengirim, pengunggahan arsip digital, hingga penyimpanan dalam basis data. Implementasi antarmuka dirancang untuk mempermudah staf dalam melakukan pengelolaan arsip secara sistematis, cepat, dan aman. Kesimpulannya, sistem E-Arsip yang dikembangkan memberikan peningkatan signifikan pada efisiensi operasional, akurasi pendataan, serta aksesibilitas dokumen di perpustakaan. Temuan ini menegaskan bahwa digitalisasi merupakan elemen penting dalam membangun tata kelola perpustakaan modern yang berkelanjutan dan responsif terhadap kebutuhan informasi.